第一章 总 则
第一条 为进一步规范印章使用管理，维护学院印章使用的权威性、严肃性，切实维护学院合法权益，制订本办法。
第二条 本办法所指印章包括中共山东服装职业学院委员会公章、山东服装职业学院公章、山东服装职业学院合同专用公章、山东服装职业学院钢印、学院主要领导手签章、山东服装职业学院党委办公室公章、山东服装职业学院院长办公室公章、各系各部门公章及党支部公章、保密文件印章以及其他印章。
第二章 印章的刻制、启用和废止
第三条 党委（院长）办公室是全院印章的归口管理部门，负责学院各级各类印章的刻制、启用和废止，负责学院印章的使用管理，并监督各部门印章的使用管理。需刻制印章的部门（系）须提交书面申请，报院分管领导审核，经主要领导批准后，由党委（院长）办公室持学院法人资格证、法定代表人身份证及相关办理人员身份证等材料到公安机关指定的专门机构刻制并备案。
各系、各部门不得擅自刻制公章，对自行刻制学院、部门（系）公章的，依法追究刑事责任。
第四条 印章须经党委（院长）办公室留印模备案，方可生效使用。
第五条 因机构变动停止使用的公章，应及时交回党委（院长）办公室并办理有关废止手续，原印章原则上即行停用。
党委（院长）办公室收回废旧印章后要进行登记废止。对于重要部门或具有保存价值的印章要进行封存；对于一般部门或临时性部门印章，无保存价值的印章应集中定期销毁；学院主要领导个人的手签章，应该退还给本人；一般戳记，可以经党委（院长）办公室主任批准后予以销毁。
销毁废旧印章，必须报请学院主要领导批准，销毁时要有主管印章人员监销。所有销毁废旧印章均留印模保存，以备日后查考。
第三章 印章的管理和使用
第六条 各级印章要专管专用。学院公章由党委（院长）办公室专人负责保管使用，不得遗失。各系、各部门的印章应由各部门主要负责人保管使用。印章必须在院内使用，不能脱离印章管理人员的监督，如遇特殊情况需外出携带使用，必须经主要领导批准。任何人不得将印章擅自带离办公室。印章如有遗失，应及时向党委（院长）办公室及保卫处报告，并查清原因和责任。
第七条 印章管理人员要认真负责，坚持原则，自觉遵守保密规定，严格照章办事。
第八条 各类印章的使用范围
（一）中共山东服装职业学院委员会公章、山东服装职业学院公章及合同专用章使用范围为：经院主要领导批准，以院党委、院行政名义制发的公文、信函、报表等材料；经院主要领导批准的各种证书（毕业证书、聘书、各种荣誉证书等）；院级合同、协议书等；院主要领导批准的其他需加盖学院印章的材料。
（二）山东服装职业学院钢印用于学生毕业证书、毕业证明书、结业证书、肄业证书等证书的照片压印，以及教师证、专业技术职务证书、工作证、学生证、退休证等证件的照片压印，不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志。
（三）院主要领导手签章属于单位的公务章，代表学院领导人身份，是行使职务的标志，具有权威性。用于学生毕业证书、各种院级聘书、院主要领导明确指示使用其手签章的文件、报表、信函、合同、协议书、证明等。
（四）山东服装职业党委（院长）办公室公章的使用范围为：以办公室名义发出的公文、信函；与兄弟院校的往来函件；以办公室名义开出的介绍信、证明等。
（五）各系、各部门的公章，主要用于本部门职责范围内处理公务，向学院领导的请示、报告，与校内各部门及校外对口单位联系业务工作的函件等，除财务专用章外，各类印章不得用于发票和收款收据。
（六）保密文件印章主要用于向院领导、有关部门、有关系下发的涉及学院重大事项或涉密的文件，加盖保密文件章的材料一律不得拍照、不得在互联网传播。
第九条 各种印章的使用，除正式发文和照例应办信函外，其余事项用印章必须进行详细登记备查，登记项目包括用印时间、用印部门（系）、印章类别、用途、经办人、审查人、分管院领导审批意见、主要领导审批意见等。
第十条 印章管理人员用印章时，应当审阅、了解用印内容，数量较大的文本使用学院印章时，经部门（系）主要负责人签字后，指定专人自行用印，党委（院长）办公室监印。
第十一条 凡有下列情况之一的，印章管理人员应拒绝用印。
（一）上报及下发的印件内容有误或批准权限不当；
（二）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的印件；
（三）未经主管部门领导审核及院领导签发批准的印件；
（四）非本院教职员工或与本院工作、业务无关的印件；
（五）其他不得用印的情况。
第十二条 印章管理人员盖章时要规范，印章一般应盖在公文、公函落款的机关名称和发文时间中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印迹要端正、清晰；印章名称要与印件落款一致，不漏盖、不多盖。用印时间为工作日正常上班时间。寒、暑假期间用印时间为白天正常值班时间。国家法定节假日、双休日需提前进行用印申请。
第十三条 使用印章的范围应与批准人的职权相适应。
第十四条 未经学院许可，严禁各部门（系）使用部门（系）印章对外签订各类合同、协议。如果使用部门（系）印章对外签订协议和合同，导致法律纠纷、经济损失和学院名誉损害，均要严肃追究签订人、用印人和部门主要负责人的责任。
第十五条 使用本部门公章，须经部门领导批准。因印章管理或使用不当等原因造成损失者，根据情节轻重对当事人进行批评教育直至行政处分，造成重大损失的，追究当事人及负责人的经济和法律责任。
第十六条 凡需要学院盖章的公文、公函、协议书、合同书以及各种报表、申批材料等，用印部门要指定专人负责，统一编号，分类登记，以备查询、存档。
第四章 使用院级印章的程序和要求
第十七条 凡以学院名义发出的各类正式公文的用印，按学院公文处理程序执行。
第十八条 以学院名义发出的新生录取通知书、工作证、毕业（结业、进修）证、聘任证书、准考证、学生证等各种证书，均须由有关职能部门造册，经部门主要负责人签字后派专人统一送党委（院长）办公室加盖山东服装职业学院公章；并将名册交党委（院长）办公室留存备查和归档。需要个别办理时，须有职能部门的证明。
第十九条 需开具学院证明、介绍信外出联系工作的教职员工，须报分管领导审核批准。
第二十条 教职工因私需学院开具证明材料并加盖学院公章的，须凭有关部门的证明和主管部门负责人签字，送党委（院长）办公室审核办理。学院公章一律不准用于个人办理贷款及担保事宜。
第二十一条 非我院职工以及我院教职工家属外出或其它事由，不属我院出具证明的范围。如有特殊情况需由我院出具证明并加盖印章的，须持有关部门的证明，报有关部门审核签字后，送党委(院长）办公室办理。
第二十二条 赴香港、澳门、台湾或国外进行参观、访问、教学、求学活动的教职工和在校学生，在办理港澳台通行证或护照时，教职工须到组织人事处备案，学生由所在系申报，经院分管领导审核，报主要领导批准后方可到党委（院长）办公室加盖学院公章。
第二十三条 办理法人委托证明书，必须经学院法人代表审核签字后，方可加盖学院公章。
第二十四条 对外签订协议、合同，职能部门报财务处、分管领导审核签字盖章后，报院长批准，方可用印。
第二十五条 纵向课题的科技任务、合同书和横向课题合作协议须由科研处按相关规定履行审核手续，经分管院领导审核、院长批准后，方可用印。
第二十六条 各职能部门以学院名义向院外有关部门报送的各类报送材料，部门负责人必须签字，并经院分管领导签署意见，根据材料内容，经书记或院长批准后，方可用印。
第二十七条 办理各种报建手续须加盖学院公章的，必须经院分管领导签字，根据报建材料内容，书记或院长批准后，方可用印。
第二十八条 办理法人变更、年审等手续须盖公章的，须经党委（院长）办公室审核，院长批准后，方可用印。
第二十九条 学院办理银行开户手续，须经财务处审核，院长批准后，方可用印。
第三十条 院长手签章是学院法定代表人的资格标示，凡对外使用院长手签章，须经院长本人批示同意后，方可用印。
第三十一条 教职工和学生的入党材料、向上级党委及相关党务部门上报和对外政审的材料，需加盖党委印章的，经学院党委书记签署意见后，方可用印。
第三十二条 在使用院级印章时，如遇特殊情况，由党委（院长）办公室主任负责报审。
第五章 附 则
第三十三条 本办法由党委（院长）办公室负责解释。
第三十四条 本办法自发布之日起施行。
中共山东服装职业学院委员会办公室
2023年4月23日