关于加强档案管理工作的意见
山服院字〔2010〕32号
为加强学院档案管理工作，建立和完善门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效的档案管理体系，使档案工作各个环节更加规范化，提高管理水平，有效地保护及利用档案，为学院建设发展服务，参照兄弟高校的做法，结合学院实际，提出如下意见：
一、指导思想
档案管理工作是学院重要的基础性工作之一，是反映和衡量学院整体管理水平的一个重要标志。学院档案管理要根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法规，紧紧围绕学院中心工作，牢固树立服务宗旨，强化服务意识，开拓创新，与时俱进，不断提高档案管理水平，为推动学院健康快速发展做出积极的贡献。
二、完善档案管理制度
1．明确档案管理内容
档案管理在原有文书档案基础上，逐年增加声像档案等不同载体形式、类别与数量。集中统一管理全院档案，使档案工作有章可循，正常发展。
依据《高等学校档案实体分类法》，我院档案确定为十一个归档范围：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、产品类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类。党群类主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料；行政类主要包括行政部门（教学、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门）工作中形成的文件材料；学生类主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、毕业生登记表等形成的文件材料;教学类主要包括教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料；科研类主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料；产品类主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料；基建类包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料；设备类包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料；出版类包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料；外事类包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料；财会类包括财务工作管理和会计核算活动中形成的各种文件材料。
2．健全档案管理制度
档案工作列入学院的管理制度之中，制定完善了《山东服装职业学院档案工作规范》、《山东服装职业学院档案工作人员岗位职责》、《山东服装职业学院档案管理人员工作要求》、《山东服装职业学院档案保密制度》、《山东服装职业学院档案查借阅制度》、《山东服装职业学院档案保管制度》、《山东服装职业学院档案统计制度》、《山东服装职业学院档案鉴定销毁制度》和《各部门立卷归档范围和保管期限表》档案等管理制度，建立健全保管、保密、查阅、借阅等各项规章制度，推进了学院档案管理工作的制度化、规范化。
三、健全档案管理体制
1．设立学院档案室，健全学院档案管理组织体系。学院档案室隶属党委（院长）办公室，负责全院档案工作的统一规划、管理、指导、监督与检查，是永久保存和提供利用学院档案的信息中心，负责编制检索工具，积极开发档案信息资源，定期培训指导全院专兼职档案工作人员业务工作，从理论和实际上不断提高档案人员的业务水平。负责对各系、各部门档案情况进行定期检查，指导整理、装订、立卷。
2．完善各系、各部门档案管理体系。各系、各部门均设为立档单位，每个立档单位由一名负责人分管档案工作，并配备1名兼职档案员。要本着明确职责，责任到人的原则，结合本部门实际，完成本部门档案管理工作。各系、各部门档案管理人员，主要负责部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向院档案室办理档案移交手续，主动接受学院档案室的业务指导、督促和检查。
四、明确档案管理要求
1．各系、各部门要根据本部门文件材料的形成，明确专人负责立卷，按照上级文件中规定的各类档案归档时间，院档案室及时督促有关部门立卷移交，使各类档案在每年的6月底前基本完成立卷归档。由立卷人进行系统整理、组卷，编制页码或件号，填写卷内文件目录和备考表，由部门负责人签字后装订成卷，按时向档案室移交档案，并备份一份存档。
2．归档的文件材料同一类的应格式一致、书写装订工整、字迹图像清晰，符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写、复印。归档的文件材料原则上要求必须是原件、A4纸张。
五、严格档案管理奖惩
1．学院建立档案工作检查、考核、评估制度，对档案工作先进单位和个人（专、兼职）给予表扬和奖励。
2．不按规定归档或不按期移交档案的，给以通报批评或处罚。