山东服装职业学院办文规程
为进一步加强和规范学院文件传递和批阅方式，加快文件传递和批阅速度，提高办文效率和质量，杜绝文件积压、丢失、延误、失密、泄密等现象，参照国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》及有关高校的做法，结合学院实际，制定本办文规程。
一、文件签收、登记
1．党委（院长）办公室办文人员要认真履行签注手续。签收时认真核对信件所标明的寄发单位和收文单位以及收文份数，并注明签收时间。
2．当天签收的公文原则上当天登记，紧急公文即收即登。收文登记要注明来文单位、文件号、标题、收文流水号、收文时间、份数等。
二、文件分发、拟办
1．重要文件：由办文人员附上“文件批阅单”，送党委（院长）办公室主任拟签，即收即办。
2．一般性文件：由办文人员附上“文件传阅单”，送党委（院长）办公室主任拟签。
3．会议通知：上级部门、平行机关的会议通知以及下级单位、部门邀请参加的会议通知，必须认真做好登记（电话通知则用电话记录簿登记），送党委（院长）办公室主任签阅，按分管职责签阅的意见和时限要求及时办理。
三、文件传阅、签批
1．文件应严格按规定程序传阅。传阅的文件按拟签的阅文对象，“自上而下”依序传阅，特殊情况下，按“谁主管谁先阅，谁在家谁先阅”的原则处理。
2．实行文件圈阅、签批制度。重要文件按照分工由党委书记或院长签批；一般性文件由分管院领导签批。阅文人员应对当天传送的文件当天阅办。逾期未阅的，党委（院长）办公室主任应给予提醒。
3．在公文传递过程中，办文人员应及时在“收文簿”上注明流向，并协助党委（院长）办公室主任掌握阅处日期，避免误事。
四、文件承办、注办
1．办文人员要及时将学院领导批办件告知党委（院长）办公室主任，并根据承办内容及批示要求，在规定时间内承办好批示件。
2．需要协调解决和提出贯彻意见的，由党委（院长）办公室主任主持协调，并由办文人员做好催办督查工作。
3．领导批示需转有关部门办理或提出意见的公文，由办文人员登记后转出，分发到各部门，并做到急件公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。
4．公文在办理、运转中，办文人员必须对每一道环节注明流向和时间。
5．公文在办理完毕以后，由办文人员负责回收文件，并定期整理归档，交档案室保存。
五、文件批阅时间要求
1．一般性来文时限为8小时。
2．急件加急件或重要急件即收即办。
3．传阅文件时限为每位领导不超过6小时，每个部门不超过4小时。
4．如领导出差，专人负责电话联系请示，待领导返校后补签。
此规程自公布之日起施行，由党委办公室（院长办公室）负责解释。
中共山东服装职业学院委员会办公室
2012年12月28日