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关于档案信息化建设工作的方案

时间:2011-06-16 11:12 来源:未知 作者:吴士锋 阅读:
 

 

关于档案信息化建设工作的方案
山服院字〔2011〕5号
 
根据上级文件精神及学院部署,结合我院档案工作实际,为加强档案信息化建设,特制定本方案。
一、指导思想
以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,贯彻落实科学发展观,以档案信息化资源建设为核心,以加强电子文件管理为重点,以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,努力适应信息化建设和档案事业发展的要求,逐步实现档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化,充分发挥信息化在档案工作发展中的重要作用,为全院的教育教学工作提供优质、快捷的档案信息服务。
二、建设目标
根据上述指导思想,学院档案信息化建设应坚持“统筹规划、统一标准,立足创新、有序推进,突出重点、分级建设、安全保密、注重实效”的原则,逐步建立起档案信息数据库;全面开展网上查询档案信息服务;建立起档案信息化标准体系和安全保障体系;建立起较强的档案信息管理人才队伍;完成电子文件中心建设;力争室藏档案数字化。
三、工作任务
(一)档案信息化基础设施建设
1.全面推进学院档案管理单位计算机和网络技术应用水平,使学院立档单位应用计算机管理档案的普及率达到100%,计算机及配套设施逐步统一。
2.要完成内部档案局域网建设,实现校园内网联通。
3.各单位要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划,要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要,大力推进档案信息化基础设施建设,完成档案数字化工作,充分发挥档案室的各项功能和作用。
(二)档案信息资源建设
1.目录中心建设
(1)加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用效率和服务质量。综合档案室已完成室藏案卷级目录录入,文书档案扫描入库,进一步实现全部室藏档案目录计算机检索。
(2)规范档案移交程序。各单位在向综合档案室移交档案时,必须同时移交高校档案管理统一推广使用的档案管理软件生成的机读文件数据库。
2.全文数据库建设
(1)积极推进档案全文数据库建设。综合档案室要从室藏珍贵档案入手,开展档案数字化工作,对室藏照片、录音录像档案进行数字化转化工作,建立相关的全文数据库,逐步实现档案全文信息查询,不断提高服务效率和质量。
(2)加强电子文件归档管理。根据新形势下档案管理要求,档案室要根据电子档案接收、保管、利用的技术方法,加强对学院电子文件的收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导,保证对有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。
(3)综合档案室要结合工作需要,在学院开展档案信息化管理系统应用,制定电子文件收集、整理、归档、存储应用工程管理模式,开展网上业务检查、指导和数据接收工作。
(4)按照电子文件与纸质文件并存的原则,实行电子文件和纸质文件归档双轨制。各立档单位在向综合档案室移交档案时,必须将纸质文件和电子文件同步移交,缺一不可。
(5)积极推进档案数字化进程,提高档案利用效率。从2010年起,档案数字化加工工作争取纳入学院目标管理,分步实施,逐步完成。综合档案室应积极采取措施,有计划、有步骤地对室藏的档案资料进行数字化技术处理。
(三)档案管理应用系统建设
档案管理应用系统要遵循“规范、先进、实用”的原则,既要满足当前工作需要,又要兼顾信息技术发展的趋势。
1.进一步加大档案管理软件推广工作力度,提高档案技术和应用水平。适应高校档案信息化发展的要求,保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。
2.加强档案信息建库入网工作。综合档案室要按照省、市档案局的要求,把档案数据库作为学院重要信息资源,纳入全院数字化建设的总体格局中,逐步构建学院文献数据库。
3.充分利用和发挥互联网网站的作用,使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。向全院师生提供网上查询和使用服务,进一步发挥档案信息资源的服务作用。
4.积极促进全院档案信息资源共享。以学院档案网站为主体,利用全院统一的网络出口与其他地区档案网站连接,形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。
四、主要保障措施
(一)加强领导,完善制度
学院成立了由崔义明院长为组长,贾军副院长为副组长,各系、各部门负责人为成员的山东服装职业学院档案信息化建设领导小组。领导小组下设办公室,办公室设在党委(院长)办公室,负责全院档案信息化建设的组织协调工作,由孙雪梅同志兼任办公室主任,综合档案室全体成员负责具体工作,以确保学院档案信息化建设有计划、有步骤的顺利实施。
建立严格的领导责任制,要求各单位确定本单位的信息化建设领导小组,配备政治素质好,业务水平高、具有现代化管理技能专(兼)职档案管理人员,按照《电子文件归档与管理规范》的有关规定,有计划的做好档案目录数据库建设、电子文件归档等工作;建立严格的责任追究制,谁主管,谁负责,严格贯彻执行《档案法》,制定具体的操作办法和措施,保证档案信息化建设的顺利进行。
(二)加大投入,积极推进
档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作,各单位要强化档案信息化基础设施建设,积极做好档案信息化建设的资金筹措工作,保障档案信息化建设的资金需求。根据《档案法》的要求,将档案信息化建设所需经费纳入预算范围,必须为档案室购置与其信息化建设相配套的计算机、高速扫描仪、光盘刻录机等基础设备,做到专职档案工作人员每人独立操作使用一台微机。
(三)加强规范,统一标准
1.严格执行标准规范,严格把好案卷的质量关。要严格执行国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》(GB/TI8894-2002)进行档案数字化加工。对综合档案室内的档案,要分期分批进行数字化加工。今后各立档单位在向综合档案室移交档案时,由各单位对电子文件、机读目录数据库和纸质档案先行自检,待综合档案室验收合格后方可接收进综合档案室。
2.综合档案室要依照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》,制定具体的操作办法和措施,规范和指导全院档案信息化建设的运行、管理和维护工作,保障学院档案信息化建设规范化、标准化和制度化。
(四)加强培训,提高素质
学院要全面加强档案信息化业务培训,将电子文件归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容,要积极引进信息化建设人才,培养和造就一批懂信息技术,熟悉档案业务的复合型人才。全院各专(兼)职档案人员都必须经过档案信息化专业知识的培训,不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平,按照档案信息化建设的要求不断更新观念,学习新知识,掌握新技能,树立为广大师生服务的意识,为适应新时期档案信息化工作的需要,提高档案员自身的业务能力,应多创造外出学习的机会,多取经,开阔视野。
(五)分步实施,加快数字化步伐
综合档案室及有关部门要全面加强电子文件和档案数据库建设,加快室藏档案的全文数据库建设。档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用者出发,做好原有室藏档案文件级目录数据库建设工作的同时,加强机读目录数据库的建设,逐步实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡,为档案利用提供最大方便。从2000年开始,对本单位形成的永久、定期保管的档案要通过统一的档案管理软件进行原格式电子文件存储,没有原文的本单位发文和应归档的收文要按照统一格式扫描后进行链接。备份后的光盘数据随纸质档案一起接收进学院综合档案室。
(六)加强档案信息安全保障体系建设
1.逐步完善档案信息安全管理制度。要严格遵守《档案法》和《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规,加强对电子文件归档工作的监督和指导,保证归档电子文件的真实、完整、有效;根据需要采取必要的安全防范措施,确保档案信息系统的安全。
2.在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中,要增强安全意识,防止失密和泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上外网;在互联网上提供已公开的档案目录查询服务,要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施,确保档案信息系统的安全运转。
 
 
 
二○一一年一月九日       
 
 
 
 
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